Как организовать офисный переезд

В какой то момент времени у каждой организации возникает такая нестандартная задача, как осуществление переезда офиса от старого арендодателя в новый дом. Если это случается в первый раз, сталкиваясь с этим, мы начинаем осуществлять сбор информации в сети, задаемся вопросом: как же это можно сделать?

Мы подготовили для вас несколько практических советов, как вы можете минимизировать ущерб, сократить время- затраты на переезд, найти грамотного подрядчика, сэкономить денежные средства и нервы.

Итак, любой переезд начинается с того, что мы оповещаем всех сотрудников о самом факте переезда.

Наш совет, дайте всем задание за пару дней до самой даты переезда освободить шкафы, тумбочки и столы от личных вещей и ценных документов.

Лучше всего, если за два-три дня до начала работ, у каждого сотрудника возле стола будут стоять уже готовые картонные коробки (которые, к слову может привезти транспортная компания), куда они потихоньку начнут складывать своё, ну или общее рабочее имущество.

Это очень важный момент, потому что, очень часто случается так, что компания по переездам приезжает на абсолютно неподготовленный объект, тем самым увеличивается объем работ, следовательно время, затрачиваемое на сборы, что приводит к простою вашей компании.

Также, вполне возможно увеличение подрядчиком сметы, т.к. это – непредвиденные им обстоятельства и лишние расходы, а полная тумба с документами и канцелярией это еще и неподъёмный груз.

Очень важно предупредить и всех наших контрагентов о возможных сбоях во взаимодействии с ними. Далее, мы продумываем пути подъездов к офисам, договариваемся с бизнес центрами по дате переезда, по возможности доступа к лифтам, просим выделить нам место на парковках.

И вот уже мы властители ситуации, нам остается совсем немного, а именно — найти достойного подрядчика, который решит все наши проблемы, приедет, оценит, выставит коммерческое предложение и осуществит уже, наконец то, долгожданный переезд офиса.

У нас уже почти все готово, есть договоренности с БЦ-ми, наши сотрудники оповещены, известна дата переезда и почти понятно время, остается дело за малым, а именно отправиться на поиски грузоперевозчика.

Есть несколько источников, на которые мы можем ориентироваться в поисках достойного исполнителя: Наши знакомые, у которых были сопоставимые нашему объему работы. Это могут быть контрагенты, с которыми у нас дружеские отношения и переезжавшие недавно.

Естественно, сосед Ваня с 7 этажа, перевозивший до этого холодильник, правильным примером являться не будет.

Следующий вариант, это наша глобальная паутина – интернет. И тут есть на что стоит обратить наше внимание, это на рекламные объявления компаний. Первая страница нашего поисковика пестрит различными объявлениями о скидках и промо акциях. Как же нам выбрать из этого обилия информации? Нам следует:

1. Прежде всего ограничить круг и определиться хотя бы с 2-мя подрядчиками, обычно это происходит после примерно 3-5-ти звонков. Почему именно 2, а не 3 или 5? Потому что далее с каждым из потенциальных исполнителей нам предстоит общаться, а грамотный менеджер оценщик будет задавать кучу вопросов, звонить и отвлекать от основных обязанностей ответственного сотрудника, руководителя.
2. Немаловажным фактором в выборе перевозчика являются отзывы об организации. Мы ищем информацию о наших подрядчиках в интернете, а именно вводим поисковый запрос по типу «Грузоперевозчик отзывы». Особое внимание стоит уделить рекомендациям с площадок, которые не заинтересованы в продвижении той или иной организации, например, это сами поисковики Яндекс и Гугл, либо сторонние сервисы, которые мы находим на первой странице поиска. Причем, количество не всегда имеет значение, как и в нашей жизни важнее качество. Более важной является средняя оценка. Но и тут есть подводные камни, скажем если у одной ТК — 50 отзывов и 8 отрицательных, у него может быть оценка 4.6, в то время, как у молодой компании может быть 15 отзывов и 1 отрицательный с такой же оценкой. Поэтому вчитываемся в смысл, звоним, слушаем и выбираем по нашим ощущениям.
3. Одним из самых важных для многих предпринимателей и директоров показателей является итоговая стоимость офисного переезда. Здесь можно посоветовать, прежде всего, определиться вместе с главными лицами компании, что для вас является приоритетом, либо это качество и скорость выполнения работ по переезду, либо это его стоимость. Конечно же мы советуем Вам сильно не экономить и не занижать стоимость переезда, т.к., в этом случае, вы рискуете нарваться на неопытного перевозчика и потерять в материальной стоимости вашего имущества.

Ведь в этой жизни мы получаем то, за что мы заплатили и в конечном итоге качество нашей жизни определяется стоимостью услуг.

Как бы архаично это не звучало в век информационных технологий, иногда следует обратить внимание на наружную рекламу, достаточно крупные компании, имеющие возможность позволить себе наружку, могут стать хорошим выбором для нас. Особенно если имеют неплохую репутацию в интернете на основе отзывов.

Ну вот подрядчик и выбран, дело за малым, ну или за «Большим».

Вы наверное сейчас скажете, а зачем мне контролировать грузчиков, если я за это плачу подрядной организации? И будете правы и неправы одновременно. Контроль за работой грузчиков не значит подталкивать к работе и поторапливать их, этого делать не стоит, так как все это может вырасти в конфликт.

В то же время, ваше присутствие и спокойный контроль, дельные советы и внимание к деталям могут послужить очень позитивно. Так как бригадир обычно находится на объекте один, а грузчиков много, то он чисто физически не может контролировать всех сотрудников одновременно, особенно если это крупный или очень крупный объект.

Поэтому выделяем сотрудников, которые будут находиться на загрузке вещей и вести мониторинг ситуации, а также на выгрузке, даем им правильное ЦУ, ведь тот, кто осведомлен, тот вооружен и терпеливо ждем окончания нашего масштабного или не очень мероприятия.

Если вы уже решили, что хотите, чтобы работы по вашему переезду и транспортировке вещей прошли безопасно и профессионально, тогда советуем обратиться к нам, заказать офисный переезд в Волгограде у компании с 11-летним опытом работы и более чем 500 организованными переездами офисов и предприятий. Бесплатная оценка и советы по переезду вам уже обеспечены, а дальше, в конце концов выбор всегда за вами.

Наш сайт: грузи-вези34.рф
Наши контакты: +79370858185 Диспетчерская.
Старший Бригадир (если у вас крупный проект): +79616642175 Владимир